Đội ngũ Thanh toán ở hầu hết các công ty dành 30 - 40% thời gian của họ để xử lý các khoản thanh toán theo quy trình, lặp đi lặp lại và theo chu kỳ như tiền thuê nhà, điện thoại di động, điện và các hóa đơn tiện ích khác. Trong thời đại siêu tự động hóa ngày nay, thật đáng tiếc là các hoạt động đơn giản nhưng khổng lồ như phân bổ trung tâm chi phí, bút toán kế toán và chuyển khoản ngân hàng đang sử dụng hết năng lực của đội ngũ A/P
Đội ngũ Thanh toán ở hầu hết các công ty dành 30 - 40% thời gian của họ để xử lý các khoản thanh toán theo quy trình, lặp đi lặp lại và theo chu kỳ như tiền thuê nhà, điện thoại di động, điện và các hóa đơn tiện ích khác. Trong thời đại siêu tự động hóa ngày nay, thật đáng tiếc là các hoạt động đơn giản nhưng khổng lồ như phân bổ trung tâm chi phí, bút toán kế toán và chuyển khoản ngân hàng đang sử dụng hết năng lực của đội ngũ A/P
Thực sự vô lý nếu sử dụng trí óc con người để quản lý và xử lý số lượng lớn các khoản thanh toán hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm mà tất cả các tổ chức phải thực hiện. Tất cả các thông số đều được biết trước - người lập hóa đơn là ai, số đăng ký thuế của họ là bao nhiêu, thời điểm thanh toán hóa đơn. Trong các trường hợp như tiền thuê nhà, số tiền phải trả cũng cố định và ngày và số tiền leo thang đã được biết trước. Trong các trường hợp như hóa đơn điện nước, số tiền khác nhau nhưng hóa đơn có thể được tự động rút ra từ hầu hết các đại lý giao dịch lớn.
Đó là một bước nhảy vọt về hiệu quả tuyệt vời khi hàng trăm hóa đơn lặp lại được xử lý, hạch toán và thanh toán mà hầu như không có sự can thiệp của con người. Các tổ chức buộc phải hoạt động với mức hiệu quả này trong môi trường nhạy cảm về chi phí ngày nay. Ngoài ra, hãy xem xét chất lượng thông tin và trang biểu tổng quan hiện có sẵn cho Kiểm soát viên tài chính. Với hầu như mọi khoản nợ định kỳ được ghi lại trên Công cụ Quản lý chi phí Định kỳ & Tiền thuê Expenzing, trang tổng quan thông minh của chúng tôi cung cấp dữ liệu để so sánh Thanh toán giữa các đơn vị kinh doanh và chi nhánh cũng như phân tích xu hướng. Được trang bị dữ liệu này, ban quản lý có thể loại bỏ chất thải mà cho đến nay vẫn chưa thể nhìn thấy được. Và quan trọng nhất, các công ty có thể thương lượng giảm giá hàng loạt với các nhà cung cấp dịch vụ tiện ích quốc gia. Đó là sức mạnh của thông tin.
It really doesn’t make any sense to use the human mind to manage and process the huge numbers of weekly, monthly, quarterly, and annual payments that all organizations have to service. All parameters are known in advance - who the biller is, what their tax registration number is, when the bills are payable. In cases like rent, the amount to be paid is also fixed and escalation dates and amounts are known. In cases like utility bills, the amounts vary but bills can be pulled in automatically from most major billers.
It’s a great efficiency leap when hundreds of recurring invoices are processed, accounted for, and paid with almost no human interference. Organizations are compelled to operate with this level of efficiency in today’s cost sensitive environment. Consider also, the quality of information and dashboards now available to Finance Controllers. With virtually every recurring liability captured on the Expenzing Recurring Expenses & Rent Manager, our smart dashboards offer the data to compare spends across business units and branches as well as trend analysis. Armed with this data, management can trim waste that was hitherto invisible. And most critically, companies can negotiate bulk discounts with national utility providers. That’s the power of information.
Schedule a Demo